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Automatización de Procesos con Pentaho

VIDEO PRUEBA DEL PROCESO

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Introducción

Una empleada que trabajó en el departamento de exportación de una empresa alicantina en el año 2017 me comentó cómo era su trabajo día a día y uno de sus principales “problemas”.

Al estar en el BackOffice del departamento de exportación que se dedica a la parte administrativa del departamento, este departamento además tenía comerciales que persiguen conseguir una venta.

Los comerciales según me comentaba eran bastante buenos, conseguía muchas ventas pero algunos desconocía la parte administrativa, la cantidad de stock de los productos etc… 

Bien, el comercial mandaba al BackOffice una CARTA COMERCIAL DE PEDIDO en la que dicha carta contenía.

  • Cliente
  • Producto y unidades vendidas
  • Porcentaje aplicado al producto 
  • Observaciones

Una vez se recibía esta carta comercial de pedido, la administrativa tenía que seguir una serie de pasos para confirmar que se puede servir el pedido antes de insertar el pedido en el SAP. Los pasos que realizaba eran los siguientes.

  • Tenía un Excel con información de los productos y el STOCK. El Excel tenía conexión a la Base de Datos de los productos y tenía que actualizarlo manualmente para tener las unidades de Stock actualizadas por cada pedido que iba a servir.
  • Una vez tenía el Excel con el stock actualizado, tenía que ir producto por producto para comprobar qué hay suficiente STOCK para servir el pedido.

Este es el esquema del proceso

Bien, este trabajo consumía el 70% de su jornada laboral, era un trabajo muy mecánico y repetitivo, también era un trabajo muy lento y con una probabilidad altísima de cometer un error. ESTE TIPO DE TRABAJOS SE PUEDE AUTOMATIZAR con ayuda de la tecnología.

Automatización del proceso

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Como indicaba anteriormente, este tipo de trabajos tan mecánicos y repetitivos son susceptibles de automatizar la gran parte del proceso. Voy a mostrar cómo sería posible automatizar este proceso y los requisitos mínimos para qué la automatización funcione.

Después de realizar un análisis, el proceso no se puede automatizar al 100% pero sí gran parte, seguiremos necesitando la intervención humana para normalizar la información del fichero de entrada y la interpretación del fichero de salida.

La idea es automatizar el proceso crítico y tedioso “marcado en rojo en el gráfico anterior” para ahorrar mucho tiempo y evitar la probabilidad de error humano.

Normalizar la carta comercial de pedido que recibimos por parte del comercial.

Como todo sistema informático, la información debe estar normalizada y para ello se tiene que definir un fichero de entrada qué es el que leerá el proceso.

El fichero normalizado podría ser este, la administrativa debería utilizar esta plantilla y rellenar con datos basándose en la carta comercial de pedido que el comercial envía.

Automatizar la comprobación de STOCK y Cálculo del PVP

Ahora que ya se tiene un fichero normalizado, se va a desarrollar un pequeño programa que su función será:

  • Obtener por cada producto el STOCK que hay actualmente
  • Comprobar si se pueden servir las unidades comprobando qué hay stock
  • Obtener el PVP del producto actual
  • Aplicar el PVP que el comercial ha acordado con el cliente aplicando el % de descuento o fijando el precio fijado por unidad.

Cuando se ejecute el programa, el fichero que exportará será un nuevo Excel con el siguiente formato. 

Como se puede observar, automáticamente sin invertir minutos y horas el programa genera un fichero Excel que obtiene el stock actual del producto, el pvp actual del producto, te dice además sí hay stock suficiente para poder servir el pedido y calcula el precio de venta que ha establecido el comercial con el cliente.

Este programa libera al administrativo de realizar tareas repetitivas, ahora podrá ser mucho más productivo y pasar más pedidos a SAP en menor tiempo y con menos errores.

Desarrollo del proceso automatizado con Pentaho Data Integration

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Para realizar una prueba he generado un pequeño proceso en Pentaho Data Integration que realiza lo comentado anteriormente.

Paso a explicar el proceso con más detalle.

El JOB Main comprueba si en la BBDD MySQL (Instalado en mi PC Local) que utilizo para el ejemplo existe una tabla llamada “productos”, si no existe esta tabla la crea automáticamente con un SCRIPT SQL.

Una vez creada la tabla con contenido, el JOB va a ejecutar una transformación que va a realizar es lo siguiente.

Va a leer el contenido que hay en el fichero Excel y se encuentra en la carpeta “Fichero de Entrada/entrada_proceso.xlsx”. Este fichero es la plantilla que los administrativos van a tener que rellenar cuando reciban la carta comercial de pedido.

Una vez leído el contenido del fichero, va a consultar la información de los productos qué se encuentran en la tabla productos para obtener la información qué necesitamos. En un paso JAVASCRIPT programamos la lógica para comprobar sí las unidades solicitadas tienen stock y calcular el precio con descuento.

Una vez que el proceso se ejecuta, como resultado obtendremos un fichero Excel en la carpeta “Fichero de Salida/fichero_salida.xls”

Conclusión

Desde mi punto de vista, la tecnología no destruye trabajos, la tecnología libera a las personas de ejecutar tareas repetitivas y monótonas para poder realizar tareas más complejas. 

El objetivo de la tecnología y la automatización de procesos es aumentar la productividad de las personas, permitir que las personas hagan lo que mejor saben hacer que es resolver (o crear) problemas y que sean las máquinas las que hagan el trabajo repetitivo.

Contacto

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