¿Se identifica con alguno de los casos presentados?

A continuación le presentamos 3 casos comunes y reales que se presentan en la gran mayoría de empresas pequeñas y grandes.

Si se identifica con cualquiera de los siguientes casos no dude en contactarnos.

Analizando la información de 5 Ficheros Excel. Trabajar con los datos resulta muy complicado.

Introducción al problema

Ismael trabaja en la empresa X. Es responsable del departamento de Marketing y su principal función es elaborar informes con estadísticas de las campañas de marketing que realizan. Para ello tiene que extraer información de Google Analytics, de la base de datos de la empresa, extraer listados de clientes del programa de la empresa etc… Ismael invierte mucho tiempo en conseguir esa información, después emplea más tiempo en unirla y en elaborar un informe, y una vez que tiene el informe desarrollado, su trabajo consiste en tomar las decisiones para la siguiente campaña de Marketing que se va a lanzar. Ismael repite este proceso 2 veces al mes y tarda alrededor de 4 días en crear el informe. Es el único del departamento que sabe cómo hacerlo así que para la empresa es un problema ya que en el supuesto de que dejase la compañía nadie podría sustituirlo a corto plazo. Asimismo, la información de los informes está en un fichero y es difícil consultar y comparar informes antiguos con los actuales. Este proceso y elaboración del Informe se puede automatizar con programas informáticos que extraigan la información de Google Analytics, el programa de la empresa, ficheros Excel… y se centralice en una base de datos. Este proceso se denomina Business Intelligence, Big Data y/o Datawarehouse

Propuesta para el problema presentado

El problema de Ismael y del Departamento de Marketing en la elaboración del informe tiene solución. Mediante esta herramienta se ahorra tiempo (puesto que se realiza en cuestión de minutos en lugar de 4 días), pero lo más importante es que se gana en eficacia y optimización ya que desaparece el error humano introduciendo la automatización de los datos. La solución consiste en: Analizar los orígenes de datos de donde se extrae la información que utilizaremos para elaborar el informe. Diseñar y desarrollar un proceso de extracción de datos y automatizarlo para obtener toda la información necesaria. Almacenar la información en una base de datos. Normalizar la información. Programar una página web y un cuadro de mandos para consultar el informe.

La empresa donde trabajo utiliza varios programas y la forma de analizar los datos es muy antigua, lo que provoca errores.

Introducción al problema

Laura es responsable en el Departamento de Operaciones en una empresa que está creciendo muy rápido, en el plazo de 2 años han pasado de ser 5 personas a tener una plantilla de 25. La empresa tiene instalados varios programas informáticos (cada uno de su padre y de su madre), tiene un programa de gestión proporcionado por la empresa X, otro de facturación proporcionado por otra empresa y un programa hecho a medida para controlar el stock del almacén. El principal trabajo de Laura consiste en analizar la información de ventas, compras, stock y ventas del mercado. La información se consigue extrayendo informes en Excel mediante diferentes programas informáticos con los que trabaja la empresa. Una vez que descarga los ficheros Excel de cada programa Laura dedica mucho tiempo en trabajar con la información para luego realizar un Informe en Excel y hacer análisis con él. Con este informe consulta las ventas que hubo el mes pasado en una provincia en concreto para tomar decisiones importantes como abrir o no más tiendas. La principal dificultad de Laura es la cantidad de tiempo que debe invertir para extraer la información de cada programa informático. Además, utiliza mucho más tiempo en preparar el nuevo informe para hacer análisis y después realiza su trabajo que es el de tomar las decisiones basada en datos. Otro inconveniente es que es la única persona del departamento que sabe hacerlo y enseñar a alguien es muy complejo. Laura se siente desbordada en muchas ocasiones y siente que al ritmo que crece la empresa es imposible mantener el volumen de trabajo. El inconveniente es que dependen exclusivamente de Laura para realizar este trabajo porque no hay nadie que sea capaz de reemplazarla.

Propuesta para el problema presentado

El trabajo de Laura se puede optimizar y automatizar para ahorrar todo el tiempo que invierte en la extracción y generación del informe. Este tiempo que ahorra lo podría dedicar a otras tareas como el trato con proveedores, clientes etc.. aportando más a la empresa. La utilización de los informes de Excel para analizar es una herramienta del pasado. Actualmente si Laura utilizase una una herramienta de Business Intelligence la productividad para analizar se vería muy incrementada. Una posible propuesta para el problema de la empresa sería la siguiente: Analizar los distintos programas que usa para la extracción de datos y detectar qué información necesita de cada programa. Crear una base de datos centralizada para guardar en ella toda la información que necesita de los distintos programas. Diseñar, programar y automatizar programas que importan los datos y los almacena en la base de datos llamada DATAWAREHOUSE o DATAMART. Instalar herramientas de explotación de datos para visualizar y analizar la información contenida en la base de datos, como por ejemplo listados de Excel, informes en PDF, cuadros de mandos con powerBI, Tableau o páginas web para consultar la información.

Empresa familiar que no sabe cómo trabajar con la información para sacarle más partido.

Introducción al problema

Abraham ha heredado junto a sus hermanos la empresa familiar que creó su padre. La empresa es una fábrica de muebles y él es el responsable de la logística del almacén. En la fábrica son 10 personas en temporada baja y llegan hasta 25 en temporada alta. No tienen programas informáticos en la empresa y tampoco se pueden permitir hacer una inversión grande en la implantación de programas informáticos. El proceso que realiza Abraham a la hora de registrar, contabilizar el stock de productos etc… dentro del almacén es todo manual, arcaico, muy lento y con posibilidad elevada de error. Muchas veces el stock que hay en el almacén no cuadra con el que contabiliza Abraham en los pedidos, además, no tiene trazabilidad de los productos y siente que necesita mejorar para optimizar tiempos y realizar el trabajo en el almacén.

Propuesta para el problema presentado

En el caso de Abraham, sin programas informáticos para mejorar la productividad, tendrá que implantar una forma de trabajar normalizada. Para implantar la forma de trabajar se tiene que estudiar cómo trabaja en el almacén (IN SITU), cómo se podría mejorar la gestión del almacén y una vez aclarada y definida la forma de trabajar se podría desarrollar un programa específico a medida para la gestión de los productos y movimientos de ellos. También se podrían diseñar ficheros de Excel con la estructura normalizada para que sea fácil consultar la información. A continuación, se crearía una base de datos centralizada para almacenar la información a analizar y consultar. El paso siguiente sería el diseño, la programación y la automatización de procesos que extraigan la información de la aplicación desarrollada o de los ficheros Excel y la almacene en la base de datos. Después se diseñarían y programarían herramientas de visualización de datos como Generación de informes, cuadros de mandos dinámincos, páginas web para consulta etc...

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